忙しい人の時短TODOリストの作り方

コラム 業績アップのネタ帳

こんにちは、株式会社アドバンスシフトの濵田将士です。

今日は、私が普段やっている仕事管理についてお話します。
 
と、言っても…
かなり特殊です。
 
と、言うのは、
年間250日ほど出張しているので
ほとんどオフィスにもいなければ、
ゆっくりデスクワークをする時間も取れないんですよね。
 
なので、
世の中でよく言われている”ちゃんとしたやり方”とは、
かなり違うと思います。
 
あくまで、私のやり方と言うことで参考になれば、
参考にしていただきたいと思います。
 
超忙しい方には、オススメの方法です。
 

TODOリストでやることのモレを防ぐ

まずは、TODOリストです。
 
やることの管理は、
今までいろんな方法で試しましたが、
やはりTODOリストが最強ですね。
 
(ちなみに・・・
超絶多忙で現実逃避寸前の時だけ
緊急と重要のマトリクスで管理します。)
 
TODOリストには、

  • 作成している時間が無駄だ。
  • やることは覚えられるだろ!

と、言う意見もあるようですが、
「そんなに頭よくないわ!」
と、言う私は、
せっせとTODOリストで
やることを管理しています。
 

TODOリストの一般的な作り方

1)やることを箇条書きで書き出す。
2)リストの中から、必要でないものを削除して、やることリストを完成させる。
3)やることリストの項目に期限をつける。
4)やることリストの優先順位をつける。
5)終わったら消す。
 
と、いうシンプルな方法がTODOリストです。
 
ですが、
私には、これが
で・き・な・い・!
 
なので、私のやり方を紹介します。
 

濱田のTODOリストの作り方

1)手帳を用意する。

手帳はA5サイズ以上がいいです。
それより小さいサイズだと管理ができないです。
 
業績3倍プロジェクトの
デイリーアドバンストークでも話しましたが、
手帳は大きければ、大きいほどいいです。
 
私は、A5サイズの手帳を使っています。
お気に入りの手帳カバーと一緒に愛用しています。
 
手帳を大事にするポイントは、
いい手帳カバーを使うことです(笑)
 
私の使っている手帳は、
ESダイアリー2018 4月 A5 バーチカルです。
 
書き心地がとにかくいいんです。
触覚タイプの私の感性を刺激してくれます。
 
この紙との相性のいいペンは、
パイロット 油性ボールペン スーパーグリップG
です。
 
最近、どんな高級ペンよりも
このペンを使っている気がします。
 
あとは、
某ホテルでがめって来たボールペン・・・
 

2)日ごとの管理は、諦めて週ごとの管理に切り替える。

本来ならば、TODOリストは、
毎日管理するべきなのですが、
私には、無理です。
 
なので、諦めて週ごとの管理にしています。
使うスペースは、ここです。

ここに書いて、できなかった項目は、
来週、もう一度書きます。
 
週末の業務としてこれはルーティーンにしています。
と言っても2分くらいで終わるんですけどね!
 

3)毎日手帳を確認する。

大事なことは、手帳をきちんと使うことです。
 
私だって知ってるんですよ・・・

  • Macのリマインダーが便利なこと
  • グーグルカレンダーでTODO管理ができること
  • Dropbox Paperで効率化できること
  • Jootoが便利すぎること

でも、これらは、
サボりの私には、ダメなんです!
 
今のところ、手帳が自分にとってはいいんですよ。
 
で、手帳の難点としては
重いことです。
 
毎日、筋トレかよ!
と言うほどの重い荷物と
日本中旅している私にとって
重量は、辛い。
 
でも、それでも
手帳を選択しています。
 
「えー手帳・・・やだなー」と言う方は、
ぜひこの本を読んでみてください。
一生かかっても知り得ない 年収1億円手帳

 

4)簡単なものからやっつける。

TODOで私が一番大事だと思っていることは、
とにかく1つでもやることを減らすこと。
 
そのためにやっていることは、
『優先順位をつけない』と言うことです。
 
優先順位をつけると
どうしても、重要なものからやろうとしますよね?
 
でも、重要なものって
なかなかできないんですよ!
 
だから、簡単なものから順にやっつけるようにしています!
これ、結構効果テキメンです!
 

5)できたときは、派手に消す!

最後は、自分にご褒美を!ってことで
リストの項目が一つ感性したら、
「お疲れ様」の気持ちを込めて
気持ちよく派手に、横線を引いて消します!
 
中2に戻った気持ちで
テンション高めに消してみてください。
快感です!
 
 

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